Как составить бизнес-план для агентства по организации праздников?

Жизнь дарит много поводов, которые хочется отметить. Большинство людей любит праздники, ведь любое торжество – это повод вырваться из будничной суеты, повеселиться, расслабиться и получить массу положительных впечатлений. Предвкушение приближающегося радостного события может быть подпорчено лишь осознанием того, что организовать поистине незабываемый праздник нелегко и не у каждого для этого найдутся время, силы и план действий. Именно поэтому услуги агентств по организации праздников (event-агентств) востребованы круглый год.

Удачный старт и развитие бизнеса, в том числе в сфере оказания услуг по организации торжественных мероприятий, зависят в первую очередь от того, насколько ответственным был подход к ведению дел.

Тщательно продуманный бизнес-план как основа организации праздничного агентства позволит реализовать идеи, достигнуть поставленных целей и, минимизировав временные и денежные затраты, добиться высокой рентабельности.

Правовые аспекты, выбор специализации и оценка регионального рынка

Наиболее удобной правовой формой ведения бизнеса, связанного с организацией разного рода мероприятий, является общество с ограниченной ответственностью (ООО). Такой формат позволит успешно сотрудничать со всеми категориями клиентов: как юридическими, так и частными лицами.

Необходимо сразу определиться со специализацией будущей компании. На сегодняшний день конкуренция в данной сфере достаточно высока и фирмы узкой специализации, надежно закрепившись в своей нише, обладают большими шансами на успех. Степень успешности разрабатываемого проекта по организации праздников напрямую зависит от региона, в котором ведется бизнес. В таких крупных городах, как Москва или Санкт-Петербург, подобные фирмы сталкиваются с большой конкуренцией, заполучить клиентов сложно, удивить их чем-нибудь, чего еще не было, еще сложнее. Многие регионы, особенно отдаленные от столицы, в полной мере не охвачены данного рода услугами, начинать и развивать бизнес там легче.

В зависимости от целевой аудитории, специализацией праздничного агентства может быть организация детских, корпоративных, частных, официальных, свадебных, семейных мероприятий, а также розыгрыши, выставки, показы мод, вечера досуга, конференции, семинары и многие другие. Важно сразу определиться со списком предоставляемых услуг, которые позже будут внесены в прайс-лист. Большая часть заказчиков рада согласиться на организацию праздника «под ключ», то есть начиная с написания сценария и заканчивая подарками гостям. Во избежание возникновения недоговоренностей, лучше составить полный перечень услуг, которые может предложить праздничное агентство.

Детальный анализ рынка существующих в регионе агентств по организации мероприятий позволяет оценить конкурентов, учесть их слабые места и получить первые преимущества перед другими, сформировать приемлемые цены на услуги.

Важно четко сформулировать основные отличия от компаний-конкурентов. Например, агентство может предлагать организацию детских утренников на собственной территории (детские комнаты) или предоставлять услуги флориста для украшения залов по сниженной цене.

Производственная программа компании

Выбор помещения и материальное обеспечение

Центром создаваемой организации должен стать офис. Его отсутствие вызывает у клиентов подозрения относительно состоятельности и надежности вашего праздничного агентства, к тому же заинтересовать клиента на выездных переговорах намного сложнее, ведь привезти с собой 100% графической информации (презентации, каталоги, фотографии) не удастся.

При выборе помещения для аренды или покупки необходимо учесть несколько основных факторов. Офис должен располагаться в зоне максимальной транспортной доступности, никто не поедет за тридевять земель, а подыщет что-нибудь с удобным местоположением. Площадь помещения праздничного агентства, оптимальная для работы, составляет около 50 кв.м. Чем просторнее будет офис, тем легче будет разделить его на рабочие зоны: кабинет для менеджеров, переговорная и хозяйственно-складская. Очень важно уделить особое внимание оформлению интерьера, хорошее настроение клиента – залог успеха и сделанного заказа.

В офисе необходимо установить современную технику. План развития обязательно должен включать приобретение компьютеров или ноутбуков, подключенных к сети интернет, телефона-факса, принтера, ксерокса. Также стоит задуматься о покупке проектора или большого телевизора, их можно будет использовать, чтобы поразить заказчиков презентацией своей работы.

Большое количество разнообразного оборудования и аппаратуры понадобится непосредственно при организации праздников (монтажные конструкции для сцены, автомобили, музыкальное оборудование, машина мыльных пузырей для детских утренников и т.д.). На первом этапе в бизнес-план можно включить аренду, а при стабильном увеличении прибыли перейти к приобретению.

Подбор штата сотрудников

Правильнее всего нанять несколько постоянных работников и привлекать остальных на договорных началах. Чтобы бизнес развивался, штат фирмы обязательно должен быть укомплектован двумя постоянными менеджерами по продажам и работе с клиентами, одним креатив-менеджером и одним декоратором-оформителем.

Хорошие менеджеры придут со своей клиентской базой и обеспечат поток первых клиентов. В дальнейшем их работа будет заключаться в поиске и привлечении новых заказчиков и общении с ними. Основная задача креатив-менеджера – предоставлять идеи ярких праздников и оформлять их как сценарий и план организации мероприятия. То, насколько положительными будут отзывы о праздничном агентстве, зависит не в последнюю очередь от того, насколько компетентными и ответственными окажутся креативные менеджеры. Дизайнер-оформитель, или декоратор, занимается созданием общего образа праздника в соответствии с основной идеей. Если креатив-менеджер отвечает за организацию праздника, то декоратор занимается материальным обеспечением. Оплату лучше организовать как сдельно-премиальную, то есть ставка и процент от стоимости заказа или премиальные начисления.

К услугам остальных специалистов с договорной оплатой можно обращаться периодически в случае возникновения потребности. В качестве приходящих работников понадобится бухгалтер, ведущие, актеры, клоуны для детских праздников, танцоры, вокалисты, фотографы, музыканты и другие. В дальнейшем людей с наиболее востребованными в организации праздников профессиями можно будет включить в список кандидатов на постоянное оформление.

Составление перечня подрядчиков

До начала работы необходимо составить базу подрядных организаций, предоставляющих товары и услуги, необходимые для слаженной работы праздничного агентства. В процессе работы стоит выделить несколько ответственных компаний, сотрудничество с которыми можно подкрепить подписанием договоров или устными дружескими договоренностями. В таком случае не будет возникать опасность в разгар сезона лишиться необходимого оборудования или платить тройную цену, не включенную в бизнес-план.

Со специалистами, услуги которых могут понадобиться клиентам в любой момент, лучше иметь предварительные договоренности о сотрудничестве. Также стоит пообщаться с представителями нескольких кафе и ресторанов, много заказчиков предоставит выбор заведения для проведения праздника агентству.

Организация рекламы и маркетинговых мероприятий

Рекламная кампания агентства по организации разного рода мероприятий может включать несколько способов: создание сайта и его продвижение, телефонный маркетинг, директ-маркетинг, посещение менеджерами предприятий и предоставление информации об услугах, рекомендации одних клиентов другим.

Необходимо обеспечить 100% удовлетворения организацией праздников для каждого клиента, потому что в таком бизнесе рекомендации друзьям, родным и коллегам от довольных заказчиков – это лучшая реклама.

Обязательно нужно заказать визитки и разработать для них оригинальный дизайн в стиле специализации работы агентства. Когда бизнес находится на начальном этапе, необходимо раздавать как можно больше визитных карточек, хоть какая-то часть из них все-таки попадет в нужные руки. Со многими заведениями (кафе, рестораны) можно договориться о размещении информационных материалов: брошюр, плакатов, визиток.

Особое внимание стоит уделить созданию красивого и яркого сайта, наполненного необходимой информацией. На нем можно размещать презентации, фото- и видеоотчеты с проведенных мероприятий, новости и предложения.

Финансовая программа компании

Определение стоимости услуг

Бизнес-план включает часть, касающуюся создания прайс-листа. Необходимо помнить, что бизнес по организации праздников характеризуется сезонностью, четко выраженной в стоимости услуг и прибыли агентства. С Нового года и до 8 марта цены могут быть выше в два и более раз, а в период проведения новогодних корпоративов и детских утренников стоимость услуг праздничного агентства может повышаться в 3-7 раз по сравнению с ценой на такие же мероприятия в летне-осенний период. Летний период считается сезоном свадеб, поэтому спрос на услуги праздничных агентств поднимается, а вместе с ним растут и цены.

Важно поощрять заказчиков, которые обращаются в праздничное агентство заранее, за 3-4 месяца до планируемого торжества. Например, можно разработать гибкую систему скидок. Запас времени позволяет работникам агентства максимально удовлетворить клиента качественной организацией мероприятия, не спеша продумать и подготовить все необходимое.

Инвестиции, расходы и доходы

Чтобы открыть даже небольшой бизнес в сфере организации праздников в крупном городе, понадобятся стартовые инвестиции около 1 000 000 рублей.

Бизнес-план включает затраты на открытие праздничного агентства и годовые расходы:

• регистрация предприятия – 5000 рублей единоразово;
• аренда помещения – 300 000-400 000 рублей в год;
• ремонт – 50 000-60 000 рублей единоразово;
• коммунальные услуги – 1800-2000 рублей в месяц;
• офисная техника – 60 000 рублей единоразово;
• оборудование – 100 000-200 000 рублей единоразово;
• заработная плата персонала – 400 000-500 000 рублей в год.

В первые 2-3 месяца работы агентство будет выполнять 2-3 заказа в месяц на 30-50 тыс. рублей каждый, через 6-8 месяцев работы при удачной рекламной кампании и поиске новых клиентов количество заказов возрастет до 5-8 в месяц на 60-90 тыс. рублей каждый. При планируемом доходе агентства в 2 000 000 млн. рублей в год срок окупаемости составит 1 год. Рентабельность данного вида бизнеса – 65%.

Грамотно составленный бизнес-план агентства по организации праздников и ответственный подход к его реализации позволяют развивать предприятие и увеличивать доход.